Cara memverifikasi PDF yang sudah disegel

Apa yang diperiksa saat verifikasi

Verifikasi bukan membaca isi dokumen untuk menilai kebenarannya. Verifikasi memeriksa apakah berkas yang Anda pegang sama dengan berkas yang tercatat saat disegel. Ada tiga hal yang dibandingkan, dan ketiganya menjawab pertanyaan yang berbeda.

Pada berkas tersegel, hash paket adalah sidik dari keseluruhan PDF, termasuk sertifikat di dalamnya. Hash itu disimpan di catatan segel, bukan di dalam sertifikat, karena menambahkan sertifikat ke dalam paket akan mengubah hash paket itu sendiri.

Cara memeriksa dengan tautan verifikasi

Setiap catatan yang disegel memiliki tautan verifikasi permanen. Tautan itu bisa dibuka tanpa akun dan tanpa akses ke sistem organisasi penerbit. Halaman verifikasi menampilkan organisasi, nomor dokumen, daftar penyetuju, waktu segel, dan nilai teknis dari catatan tersebut.

1. Buka tautan verifikasi yang tercetak pada sertifikat atau dikirim bersama dokumen.
2. Periksa nama organisasi, nomor dokumen, dan daftar penyetuju pada halaman itu.
3. Unduh berkas tersegel dari sumber resmi, bukan dari lampiran yang diteruskan orang lain.
4. Unggah berkas itu ke halaman verifikasi untuk membandingkan sidiknya.
5. Baca hasilnya: cocok berarti berkas sama, tidak cocok berarti ada perbedaan.

Cara memeriksa tanpa tautan

Bila Anda hanya memegang berkasnya, buka halaman pertama PDF. Di sana ada sertifikat persetujuan yang memuat sidik dokumen, akar audit, label cap waktu, dan alamat verifikasi. Nilai-nilai itu adalah titik awal pemeriksaan, bukan bukti akhir.

Untuk pemeriksaan manual, hitung SHA-256 dari berkas yang Anda pegang dengan alat baris perintah, lalu bandingkan dengan hash paket yang ditampilkan pada catatan segel. Di Linux dan macOS, perintahnya sederhana.

1. Jalankan shasum -a 256 nama-berkas.pdf di macOS, atau sha256sum nama-berkas.pdf di Linux.
2. Salin nilai hash yang keluar, lalu cocokkan dengan hash paket pada catatan segel.
3. Bila nilainya sama persis, berkas itu adalah paket yang disegel.

Perlu diingat bahwa hash paket hanya bisa dibandingkan dengan catatan segel, bukan dengan nilai yang tercetak di dalam sertifikat. Sertifikat memuat sidik dokumen dan akar audit. Hash paket berada di luar berkas, di catatan segel dan halaman verifikasi.

Membaca hasil yang tidak cocok

Ketidakcocokan bukan berarti dokumen itu palsu, dan bukan berarti persetujuannya tidak pernah terjadi. Yang bisa disimpulkan hanya satu: berkas yang Anda periksa bukan berkas yang cocok dengan catatan segel. Penyebabnya bisa beberapa hal.

• Berkas diedit setelah disegel, misalnya nominal atau nama vendor diubah.
• Berkas dicetak ulang atau diproses ulang oleh aplikasi lain sehingga byte-nya berubah.
• Berkas yang diunggah adalah versi draf, bukan versi yang disetujui.
• Berkas berasal dari catatan lain dengan nomor dokumen yang mirip.

Karena itu, hasil tidak cocok sebaiknya ditindaklanjuti dengan meminta berkas asli dari sumber yang menerbitkannya. Jangan mengandalkan salinan yang sudah berpindah tangan berkali-kali. Catat juga waktu pemeriksaan dan berkas mana yang diperiksa, agar tindak lanjutnya punya jejak.

Apa yang tidak dibuktikan oleh verifikasi

Verifikasi membuktikan keutuhan berkas dan riwayat, bukan kebenaran isi. Dokumen yang tersegel bisa saja berisi angka yang salah, disetujui oleh orang yang keliru, atau dibuat berdasarkan data yang tidak akurat. Segel tidak menilai itu.

Verifikasi juga tidak menjadikan dokumen otomatis sah menurut hukum tertentu. Yang bisa dikatakan: catatan itu tamper-evident, artinya perubahan akan terlihat, dan bisa diverifikasi secara independen, artinya pemeriksaan tidak bergantung pada pengakuan penerbit.

Kebiasaan yang membuat verifikasi berguna

Verifikasi hanya berguna bila dilakukan pada saat yang tepat. Beberapa kebiasaan berikut membuatnya masuk akal dalam pekerjaan sehari-hari.

• Periksa berkas saat diterima, bukan hanya saat ada masalah di kemudian hari.
• Simpan tautan verifikasi bersama berkas, karena tautan itu tidak bergantung pada masa berlaku paket.
• Catat hasil pemeriksaan bila dokumen dipakai untuk keputusan besar.
• Minta berkas dari sumber resmi ketika hasilnya tidak cocok, jangan mengandalkan salinan.

Untuk tim yang sering menerima dokumen dari luar, langkah ini bisa menjadi bagian dari penerimaan dokumen. Satu pemeriksaan singkat di awal mencegah perdebatan panjang di kemudian hari. Simpan hasilnya bersama dokumen, sehingga riwayat pemeriksaan tetap ada ketika staf berganti. Bila hasilnya tidak cocok, jangan hapus berkas yang diperiksa, karena berkas itu berguna untuk membandingkan dengan versi asli.