Apa itu catatan persetujuan elektronik

Definisi singkat

Catatan persetujuan elektronik adalah bukti terstruktur bahwa sebuah dokumen sudah melewati alur persetujuan. Isinya bukan tanda tangan gambar, melainkan urutan kejadian: dokumen diajukan, ditinjau oleh orang tertentu, lalu disetujui, ditolak, atau dikembalikan untuk diperbaiki. Setiap kejadian menyimpan pelakunya, waktunya, dan versi dokumen yang berlaku saat itu.

Karena itu catatan persetujuan menjawab pertanyaan yang berbeda dari tanda tangan. Tanda tangan menjawab siapa yang menandatangani sebuah berkas. Catatan persetujuan menjawab bagaimana sebuah keputusan terbentuk, siapa saja yang terlibat, dan apakah berkas yang Anda pegang hari ini sama dengan berkas yang disetujui saat itu.

Apa yang biasanya tercatat

1. Dokumen sumber beserta hash SHA-256-nya, sehingga versi yang disetujui bisa dikenali lagi.
2. Pengaju dan setiap penyetuju, lengkap dengan peran dan urutan persetujuannya.
3. Waktu setiap kejadian: pengajuan, peninjauan, persetujuan, penolakan, dan pengembalian.
4. Keputusan pada tiap langkah, termasuk komentar atau alasan bila ada.
5. Jejak audit yang dirantai dengan hash, sehingga satu baris yang diubah akan terlihat.
6. Cap waktu dari otoritas waktu tepercaya pada saat catatan disegel.

Poin terakhir yang membedakan catatan biasa dengan catatan yang bisa diperiksa. File persetujuan di folder bersama mudah diubah tanpa jejak. Catatan yang disegel membawa bukti matematis bahwa isinya tidak berubah sejak disegel, dan bukti itu bisa diperiksa tanpa memercayai pihak yang menerbitkannya.

Bedanya dengan tanda tangan elektronik

Istilahnya sering tertukar, padahal keduanya menjawab persoalan yang berbeda. Tanda tangan elektronik berfokus pada identitas penanda tangan dan niatnya untuk terikat. Catatan persetujuan berfokus pada proses dan riwayat keputusan atas dokumen.

Bagaimana segelnya bekerja

Saat alur persetujuan selesai, Segel membekukan catatan dan menyegelnya. Ada tiga lapisan yang membuat segel itu bisa diperiksa.

• Hash dokumen. Sidik jari SHA-256 dari berkas yang disetujui. Bila satu karakter berubah, hash-nya berubah.
• Akar audit. Setiap kejadian dicatat dalam rantai hash, sehingga menghapus satu langkah akan memutus rantainya.
• Cap waktu RFC 3161. Otoritas waktu tepercaya menandai bahwa catatan itu sudah ada pada waktu tertentu, bukan dibuat belakangan.

Ketiganya masuk ke dalam berkas PDF tersegel. Halaman pertama berisi sertifikat persetujuan, halaman berikutnya adalah dokumen aslinya. Di luar berkas, sistem menyimpan hash paket final, yaitu hash dari PDF tersegel itu sendiri. Hash paket inilah yang ditampilkan di halaman verifikasi dan dipakai untuk membandingkan berkas yang Anda unggah.

Pemisahan itu disengaja. Sertifikat tidak mungkin memuat hash dari paket yang memuat dirinya sendiri, karena menambahkan sertifikat akan mengubah hash tersebut. Karena itu sertifikat memuat hash dokumen dan akar audit, sedangkan hash paket disimpan di catatan segel dan ditampilkan di halaman verifikasi.

Kapan organisasi membutuhkannya

Catatan persetujuan paling berguna ketika keputusan melibatkan lebih dari satu orang dan dokumennya bergerak antar bagian. Beberapa contoh yang umum:

• Persetujuan invoice yang harus lewat manajer dan keuangan sebelum dibayar.
• Persetujuan kontrak yang memerlukan tinjauan hukum dan tanda tangan direksi.
• Permintaan pembelian yang harus disetujui atasan langsung dan pemilik anggaran.
• Dokumen internal yang perlu dibuktikan sudah ditinjau pihak yang berwenang.

Dalam alur seperti itu, pertanyaan yang muncul kemudian jarang berbunyi siapa yang menandatangani. Yang ditanyakan biasanya: siapa yang menyetujui versi ini, kapan, dan apakah ada yang berubah setelahnya. Catatan persetujuan menjawab ketiganya sekaligus.

Apa yang tidak dibuktikan

Segel membuat catatan sulit diubah tanpa terdeteksi, dan membuatnya bisa diperiksa siapa saja yang memegang berkasnya. Segel tidak menjamin bahwa persetujuan itu benar secara isi, tidak menggantikan penilaian manusia, dan tidak menjadikan dokumen otomatis sah menurut hukum tertentu.

Yang bisa dikatakan dengan tepat: catatan ini tamper-evident, artinya perubahan akan terlihat, dan bisa diverifikasi secara independen, artinya pemeriksaan tidak bergantung pada pengakuan penerbit. Itu klaim yang cukup kuat untuk kebutuhan operasional sehari-hari, dan cukup jujur untuk dipertahankan saat diperiksa.

Segel tidak membuat pemalsuan mustahil. Segel membuat setiap perubahan pada catatan bisa ditemukan.

Cara memulai

Anda bisa membuat organisasi gratis, menyusun satu alur persetujuan, lalu mengunggah PDF pertama. Setiap dokumen yang selesai akan menghasilkan catatan tersegel dengan tautan verifikasi permanen yang bisa dibuka tanpa akun.