Alur persetujuan invoice yang bisa diulang

Apa itu alur persetujuan invoice

Alur persetujuan invoice adalah rangkaian langkah yang harus dilewati sebuah tagihan sebelum masuk ke proses pembayaran. Isinya bukan sekadar tanda tangan atasan. Alur ini memeriksa apakah tagihan cocok dengan pesanan pembelian, apakah barang atau jasa sudah diterima, apakah anggarannya tersedia, dan apakah nominal serta rekening tujuannya benar.

Karena itu alur yang sehat melibatkan lebih dari satu peran. Staf finance mencocokkan dokumen. Manajer terkait mengonfirmasi bahwa pekerjaan memang dilakukan. Pemilik anggaran memutuskan apakah tagihan itu dibayar sekarang, ditunda, atau ditolak. Setiap langkah menghasilkan keputusan yang perlu tercatat, bukan hanya lampiran di kotak masuk.

Mengapa alurnya sering macet

Masalahnya jarang pada persetujuan itu sendiri. Masalahnya ada pada ketiadaan tempat yang jelas untuk melihat posisi tagihan. Beberapa pola yang berulang:

• Invoice dikirim ke beberapa orang sekaligus, lalu tidak ada yang merasa bertanggung jawab untuk menjawab.
• Persetujuan diberikan lewat pesan singkat, tanpa catatan versi atau nominal yang disetujui.
• Tagihan sudah berubah setelah disetujui, tetapi approver tidak diberi tahu.
• Bukti persetujuan tersebar di email, folder bersama, dan aplikasi akuntansi.
• Batas waktu pembayaran terlewat karena tidak ada yang tahu siapa yang sedang menunggu.

Akibatnya, tim finance menghabiskan waktu untuk menanyakan ulang hal yang seharusnya sudah tercatat. Waktu yang habis di situ tidak menambah kontrol, hanya menambah keterlambatan.

Urutan langkah yang bisa diulang

Tidak ada satu alur yang cocok untuk semua organisasi, tetapi urutan berikut aman dipakai sebagai titik awal. Sesuaikan jumlah langkahnya dengan nilai tagihan dan struktur tim Anda.

1. Terima invoice dan catat nomor, tanggal, vendor, nominal, serta mata uangnya.
2. Cocokkan invoice dengan pesanan pembelian dan bukti penerimaan barang atau jasa.
3. Periksa rekening tujuan dan pastikan tidak ada perubahan dari vendor yang belum dikonfirmasi.
4. Minta persetujuan manajer terkait untuk memastikan pekerjaan benar-benar dilakukan.
5. Minta persetujuan pemilik anggaran bila nominalnya melewati batas yang ditetapkan.
6. Bekukan catatan persetujuan, lalu teruskan invoice ke proses pembayaran.

Bila salah satu langkah menemukan selisih, alur tidak perlu diteruskan. Kembalikan ke pengaju dengan alasan yang jelas. Alasan itu juga bagian dari catatan, karena kelak orang perlu tahu mengapa tagihan ditahan, bukan hanya bahwa tagihan itu ditahan.

Siapa menyetujui apa

Pembagian peran yang jelas mencegah satu orang memegang seluruh keputusan. Tabel berikut adalah contoh pembagian yang umum dipakai tim kecil dan menengah.

Pada tim yang sangat kecil, satu orang bisa memegang dua peran. Yang penting bukan jumlah orangnya, melainkan pemisahan tanggung jawab yang masuk akal. Orang yang mengajukan tagihan sebaiknya tidak menjadi satu-satunya orang yang menyetujuinya.

Bukti yang harus tersisa setelah pembayaran

Setelah invoice dibayar, pertanyaan biasanya datang belakangan. Auditor meminta bukti bahwa nominal yang dibayar sama dengan yang disetujui. Manajer baru ingin tahu mengapa tagihan tertentu lolos. Vendor menanyakan status pembayaran. Catatan yang baik menjawab semua itu tanpa mencari ulang di email.

Minimal, simpan empat hal: berkas invoice yang disetujui beserta sidik digitalnya, urutan langkah persetujuan beserta pelakunya, waktu setiap keputusan, dan versi dokumen yang berlaku pada tiap langkah. Bila tagihan berubah, versi lama tetap tersimpan dan versi baru mendapat persetujuan sendiri.

Di Segel, catatan itu dibekukan saat alur selesai, lalu disegel dengan cap waktu dari otoritas waktu tepercaya. Siapa pun yang memegang berkas tersegel bisa memeriksanya di halaman verifikasi tanpa meminta akses ke sistem internal Anda.

Mengukur apakah alurnya membaik

Alur persetujuan bukan tujuan akhir. Yang ingin dicapai adalah tagihan dibayar tepat waktu dengan kontrol yang cukup. Dua ukuran sederhana sudah memberi gambaran: waktu dari invoice diterima sampai keputusan terakhir, dan jumlah tagihan yang dikembalikan karena masalah yang seharusnya tertangkap di awal.

• Waktu siklus per tahap, bukan hanya total. Tahap terpanjang biasanya yang perlu diperbaiki.
• Jumlah pengembalian karena dokumen kurang lengkap, dipisahkan dari pengembalian karena selisih nominal.
• Tagihan yang mendekati jatuh tempo tanpa keputusan, agar bisa didahulukan.

Apa yang tidak diselesaikan alur ini

Alur persetujuan tidak memeriksa apakah harga dari vendor wajar, tidak menggantikan pembukuan, dan tidak menjamin tagihan itu sah secara hukum. Alur ini hanya memastikan keputusan diambil oleh orang yang tepat, pada versi dokumen yang tepat, dan bahwa keputusan itu tercatat.

Klaim yang bisa dipegang: catatannya tamper-evident, sehingga perubahan pada berkas atau riwayat akan terlihat, dan bisa diverifikasi secara independen oleh pihak yang memegang salinannya. Itu cukup untuk menjawab pertanyaan auditor tanpa mengklaim lebih dari yang bisa dibuktikan.