Alur persetujuan permintaan pembelian

Apa itu permintaan pembelian

Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat sebelum organisasi membeli barang atau jasa. Isinya menjelaskan apa yang dibutuhkan, mengapa, berapa perkiraan biayanya, dan kapan diperlukan. Dokumen ini berbeda dari pesanan pembelian, yang baru dibuat setelah permintaan disetujui dan diteruskan ke pemasok.

Karena sifatnya internal, permintaan pembelian sering dianggap ringan. Padahal di sinilah anggaran paling mudah membengkak. Pembelian kecil yang berulang tanpa persetujuan bisa menghabiskan anggaran lebih cepat daripada satu pembelian besar yang diperiksa dengan teliti.

Urutan langkah yang lazim

Urutannya bisa berbeda antar organisasi, tetapi kerangka berikut mencakup pemeriksaan yang paling sering dibutuhkan. Sesuaikan jumlah langkahnya dengan nilai dan sifat pembelian.

1. Pengaju menulis kebutuhan, alasan, perkiraan biaya, dan waktu penggunaan.
2. Atasan langsung mengonfirmasi bahwa kebutuhan itu nyata dan menjadi prioritas.
3. Pemilik anggaran memeriksa ketersediaan dana dan memilih sumber anggarannya.
4. Bagian pengadaan memeriksa pemasok, harga pembanding, dan syarat pembelian.
5. Pihak berwenang menyetujui sesuai batas nilai yang berlaku.
6. Pesanan pembelian dibuat dan nomornya dicatat pada catatan permintaan.

Bila permintaan ditolak atau ditunda, alasannya perlu dicatat. Penundaan karena anggaran berbeda dari penolakan karena kebutuhan tidak mendesak, dan perbedaan itu penting ketika pengaju ingin mengajukan ulang.

Pembagian peran dan batas nilai

Satu orang tidak sebaiknya memutuskan kebutuhan, anggaran, dan pemasok sekaligus. Pemisahan ini bukan ketidakpercayaan, melainkan cara membuat keputusan lebih mudah dipertanggungjawabkan.

Batas nilai membuat alur lebih cepat. Pembelian rutin di bawah ambang tertentu bisa disetujui satu tingkat, sementara pembelian besar melewati beberapa tingkat. Tetapkan batasnya, tuliskan, dan tinjau setiap kuartal.

Yang perlu dicatat pada setiap permintaan

Catatan yang lengkap di awal menghemat banyak pertanyaan di kemudian hari. Minimal, pastikan dokumen permintaan memuat informasi berikut sebelum masuk ke alur.

• Nomor permintaan, tanggal, dan nama pengaju.
• Deskripsi barang atau jasa yang dibutuhkan, cukup spesifik untuk diperiksa.
• Alasan kebutuhan dan dampaknya bila tidak dipenuhi.
• Perkiraan biaya, mata uang, dan sumber anggaran.
• Pemasok yang diusulkan beserta alasan pemilihannya.
• Tanggal dibutuhkan dan konsekuensi bila terlambat.

Bila permintaan berkaitan dengan kontrak yang sudah ada, cantumkan nomor kontraknya. Bila berkaitan dengan proyek, cantumkan nama proyek. Kaitan ini memudahkan pemeriksaan saat tagihan datang dan saat anggaran ditinjau. Tanpa kaitan itu, tim finance harus menebak apakah tagihan tertentu memang berasal dari permintaan yang pernah disetujui.

Menghubungkan permintaan, pesanan, dan tagihan

Tiga dokumen ini sering diperlakukan terpisah, padahal nilainya justru muncul saat dihubungkan. Permintaan menjelaskan mengapa biaya perlu ada. Pesanan mencatat apa yang disepakati dengan pemasok. Tagihan menagih apa yang sudah dikirim.

Bila ketiganya terhubung, tim finance bisa mencocokkan tagihan dengan pesanan dan permintaan yang disetujui. Bila tidak terhubung, setiap tagihan harus diperiksa dari awal, dan pembelian yang tidak pernah disetujui bisa lolos ke pembayaran.

Bila salah satu dokumen hilang, catatan persetujuan tetap membantu. Setidaknya bisa diketahui siapa yang menyetujui dan kapan, sehingga pencarian tidak dimulai dari nol. Simpan nomor ketiga dokumen di satu tempat agar rantainya mudah diikuti saat audit.

Bukti yang harus tersisa setelah pesanan dibuat

Setelah pesanan dibuat, simpan permintaan yang disetujui beserta riwayatnya. Catatan persetujuan yang disegel memuat sidik dokumen, urutan keputusan, dan cap waktu. Bila dokumen berubah setelah persetujuan, sidiknya tidak akan cocok lagi.

Untuk keperluan audit, lengkapi dengan nomor pesanan, nomor kontrak bila ada, dan bukti penerimaan barang. Rangkaian ini memungkinkan auditor mengikuti alur dari kebutuhan sampai pembayaran tanpa menebak.

Apa yang tidak diselesaikan alur ini

Alur persetujuan tidak menilai apakah harga pemasok wajar, tidak menjamin barang tersedia, dan tidak menggantikan pengadaan yang kompeten. Alur hanya memastikan keputusan diambil oleh orang yang tepat dan tercatat.

Segel juga bukan sistem pengadaan dan bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Segel menjaga bukti persetujuan dan keutuhan dokumen di sekitar keputusan itu.