Alur persetujuan kontrak untuk tim kecil

Apa yang sebenarnya disetujui dalam kontrak

Menyetujui kontrak bukan hanya menyetujui bahwa dokumennya boleh ditandatangani. Ada beberapa hal yang disetujui sekaligus: ruang lingkup pekerjaan, harga dan cara pembayaran, jangka waktu, pembagian risiko, dan siapa yang berwenang menandatangani. Masing-masing bisa dinilai oleh orang yang berbeda.

Karena itu alur persetujuan kontrak jarang cukup dengan satu approver. Tim hukum membaca klausul. Pemilik anggaran membaca biaya. Pemilik proses membaca apakah ruang lingkupnya sesuai kebutuhan. Direksi memastikan kewenangannya cukup. Bila salah satu tahap dilewati, risikonya tidak hilang, hanya berpindah ke kemudian hari.

Tahap yang perlu ada

Susunan tahap bergantung pada nilai dan jenis kontrak. Untuk kontrak bernilai kecil dan berulang, dua tahap cukup. Untuk kontrak besar atau baru, tahapnya lebih banyak. Urutan berikut bisa dipakai sebagai kerangka.

1. Pengaju menyiapkan draf, ringkasan komersial, dan dasar kebutuhan.
2. Tim hukum meninjau klausul risiko, tanggung jawab, dan penyelesaian sengketa.
3. Pemilik anggaran memastikan biaya masuk anggaran dan jadwal pembayaran wajar.
4. Pemilik proses memastikan ruang lingkup sesuai kebutuhan operasional.
5. Pihak berwenang menyetujui sesuai batas nilai dan jenis kontrak.
6. Kontrak final disiapkan, ditandatangani, lalu diarsipkan bersama catatan persetujuannya.

Tahap pertama dan terakhir sering diabaikan, padahal keduanya menentukan kegunaan bukti. Tanpa ringkasan komersial, approver tidak punya dasar untuk menilai. Tanpa pengarsipan, catatan persetujuan tidak bisa ditemukan saat dibutuhkan.

Membagi kewenangan berdasarkan nilai

Salah satu keputusan paling berguna yang bisa diambil organisasi adalah menetapkan batas nilai untuk setiap tingkat persetujuan. Batas itu membuat proses lebih cepat karena approver tahu kapan mereka cukup dan kapan harus meneruskan.

Angka pada tabel hanyalah contoh. Yang penting adalah batasnya ditetapkan, ditinjau berkala, dan dipahami oleh orang yang mengajukan. Batas yang tidak diketahui pengaju hanya akan menghasilkan pengajuan yang dikembalikan.

Mencatat perubahan draf

Kontrak hampir selalu berubah selama negosiasi. Perubahan itu wajar. Yang tidak wajar adalah perubahan yang tidak tercatat, sehingga approver terakhir tidak tahu apa yang berubah sejak tinjauan pertama.

• Simpan setiap draf sebagai versi baru, bukan menimpa berkas sebelumnya.
• Catat ringkasan perubahan pada versi baru, cukup satu atau dua kalimat.
• Minta persetujuan ulang untuk perubahan yang menyentuh harga, ruang lingkup, atau risiko.
• Pertahankan versi lama agar perbandingan tetap mungkin dilakukan.
• Pastikan versi yang ditandatangani sama dengan versi yang disetujui terakhir.

Bila perubahan kecil tidak memerlukan persetujuan ulang, tetapkan ambangnya di awal. Misalnya perubahan tata bahasa atau format tidak perlu, tetapi perubahan nominal atau jangka waktu selalu perlu. Aturan yang jelas mencegah perdebatan saat tenggat sudah dekat.

Bukti yang harus tersisa

Setelah kontrak ditandatangani, pertanyaan yang muncul biasanya sederhana: siapa yang menyetujui, kapan, dan apakah versi yang ditandatangani sama dengan yang disetujui. Jawaban yang baik tidak memerlukan pencarian di email.

Catatan persetujuan yang disegel menyimpan sidik dokumen, urutan tinjauan, keputusan tiap approver, dan cap waktu. Sidik dokumen memungkinkan versi yang disetujui dikenali lagi. Bila berkas yang dipegang berbeda, sidiknya tidak akan cocok.

Untuk kebutuhan internal, simpan juga ringkasan komersial, catatan risiko, dan nomor kontrak. Ketiganya mempercepat tinjauan berikutnya dan membantu auditor memahami konteks keputusan.

Kesalahan yang sering terjadi

Kesalahan paling umum adalah menyamakan persetujuan internal dengan tanda tangan. Persetujuan internal menjawab apakah organisasi setuju untuk melanjutkan. Tanda tangan menjawab apakah pihak yang berwenang telah berkomitmen. Keduanya perlu, dan urutannya penting.

Kesalahan kedua adalah membiarkan negosiasi berjalan di luar catatan. Bila perubahan harga disepakati lewat pesan singkat tanpa versi baru, approver berikutnya membaca dokumen yang sudah tidak sesuai dengan kesepakatan.

Kesalahan ketiga adalah menyimpan hanya kontrak final. Tanpa riwayat tinjauan, organisasi tidak bisa menunjukkan bahwa klausul tertentu sudah dipertimbangkan, atau bahwa risiko tertentu sudah diketahui saat kontrak disetujui.

Apa yang tidak diselesaikan alur ini

Alur persetujuan tidak menjamin kontrak itu menguntungkan, tidak menggantikan nasihat hukum, dan tidak menjadikan kontrak otomatis sah menurut hukum tertentu. Alur hanya memastikan keputusan diambil oleh orang yang tepat, pada versi yang tepat, dan tercatat.

Segel juga bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Bila kontrak memerlukan tanda tangan tersertifikasi, itu tetap memerlukan penyelenggara yang sesuai. Segel menjaga bukti proses dan keutuhan dokumen di sekitar keputusan itu.