Perbandingan
Tanda tangan elektronik vs catatan persetujuan
Tanda tangan elektronik menjawab siapa yang menandatangani sebuah berkas dan kapan. Catatan persetujuan menjawab bagaimana keputusan terbentuk: siapa mengajukan, siapa meninjau, keputusan apa yang diambil, dan versi dokumen mana yang disetujui. Keduanya sering dipakai bersama dalam satu dokumen, tetapi tetap tidak saling menggantikan.
- Penulis
- Horulabs
- Terbit
- Diperbarui
Dua pertanyaan yang berbeda
Perdebatan tentang tanda tangan elektronik dan catatan persetujuan sering tercampur karena keduanya sama-sama menghasilkan berkas digital yang terlihat resmi. Padahal keduanya menjawab pertanyaan yang berbeda, dan perbedaan itu menentukan kapan masing-masing dibutuhkan.
Tanda tangan elektronik berpusat pada penanda tangan. Pertanyaannya: siapa orang ini, apakah identitasnya terverifikasi, dan apakah ia menyatakan niat untuk terikat pada isi dokumen. Catatan persetujuan berpusat pada proses. Pertanyaannya: siapa saja yang terlibat, dalam urutan apa, dengan keputusan apa, dan pada versi dokumen yang mana.
Perbandingan langsung
Tabel berikut membandingkan keduanya dari sisi yang paling sering ditanyakan tim operasional, legal, dan audit.
| Aspek | Tanda tangan elektronik | Catatan persetujuan |
|---|---|---|
| Pertanyaan utama | Siapa yang menandatangani? | Bagaimana keputusan terbentuk? |
| Fokus bukti | Identitas dan niat penanda tangan | Urutan langkah, peran, dan versi dokumen |
| Banyak pihak | Satu atau beberapa penanda tangan | Bisa berlapis, berurutan, dan bersyarat |
| Perubahan dokumen | Tanda tangan gugur bila dokumen berubah | Versi baru memerlukan persetujuan baru |
| Yang diperiksa | Sertifikat, identitas, dan waktu penandatanganan | Keutuhan berkas, rantai audit, dan cap waktu |
| Cocok untuk | Perjanjian yang butuh identitas penanda tangan | Proses tinjauan internal dan bukti persetujuan |
Kapan tanda tangan elektronik lebih tepat
Tanda tangan elektronik lebih tepat ketika inti persoalannya adalah komitmen satu atau beberapa pihak pada isi perjanjian. Contohnya perjanjian kerja sama, surat kuasa, pernyataan resmi, atau kontrak yang memang memerlukan tanda tangan para pihak.
- Dokumen ditujukan ke pihak luar yang memerlukan tanda tangan sebagai bentuk persetujuan.
- Identitas penanda tangan perlu diverifikasi dengan metode tertentu.
- Isi perjanjian sudah final dan tidak akan melewati banyak tahap tinjauan internal.
- Ada kewajiban atau kebiasaan industri yang mensyaratkan tanda tangan pada dokumen.
Perlu dicatat bahwa tanda tangan elektronik tersertifikasi di Indonesia melibatkan penyelenggara yang tersertifikasi. Segel bukan penyelenggara seperti itu, dan tidak mengklaim sebagai penggantinya.
Kapan catatan persetujuan lebih tepat
Catatan persetujuan lebih tepat ketika inti persoalannya adalah proses: siapa memeriksa, siapa menyetujui, kapan, dan pada versi mana. Ini situasi yang sangat umum di pekerjaan operasional sehari-hari.
- Invoice yang harus melewati pemeriksaan finance dan persetujuan manajer sebelum dibayar.
- Kontrak yang perlu ditinjau legal, disetujui direksi, lalu baru ditandatangani.
- Permintaan pembelian yang memerlukan persetujuan atasan dan pemilik anggaran.
- Dokumen internal yang harus menunjukkan bahwa versi tertentu sudah ditinjau pihak berwenang.
Pada situasi seperti ini, tanda tangan di halaman terakhir tidak menjawab pertanyaan yang sebenarnya muncul kemudian. Yang ditanyakan adalah apakah dokumen berubah setelah tinjauan, siapa yang menyetujui versi ini, dan apakah persetujuan itu tercatat dengan urutan yang benar.
Irisan antara keduanya
Ada wilayah di mana keduanya bertemu. Sebuah kontrak bisa melewati alur persetujuan internal lebih dulu, lalu ditandatangani secara elektronik oleh pihak yang berwenang. Dalam pola ini, catatan persetujuan menjadi bukti proses, sedangkan tanda tangan menjadi bukti komitmen.
Bila memakai keduanya, pastikan versi yang ditandatangani adalah versi yang disetujui. Bila dokumen berubah setelah persetujuan, catatan lama tetap berlaku untuk versi lama, dan versi baru harus melewati prosesnya sendiri.
| Tahap | Alat | Bukti yang dihasilkan |
|---|---|---|
| Tinjauan internal | Catatan persetujuan | Urutan tinjauan, keputusan, versi dokumen |
| Penandatanganan akhir | Tanda tangan elektronik | Identitas penanda tangan dan waktunya |
| Penyimpanan | Keduanya | Berkas akhir dan riwayat yang menyertainya |
Kesalahan umum dalam memilih
Kesalahan pertama adalah memakai tanda tangan elektronik untuk pekerjaan yang sebenarnya membutuhkan riwayat. Hasilnya, tanda tangan ada, tetapi pertanyaan tentang siapa meninjau dan kapan tidak terjawab.
Kesalahan kedua adalah menganggap catatan persetujuan sebagai pengganti tanda tangan resmi. Segel mencatat proses dan menyegel buktinya, tetapi tidak menjadikan dokumen sebagai perjanjian yang ditandatangani secara tersertifikasi.
Kesalahan ketiga adalah menumpuk keduanya tanpa menghubungkan versi. Bila tanda tangan diberikan pada versi yang berbeda dari versi yang disetujui, keduanya kehilangan sebagian besar nilainya.
Lapisan bukti dan batasnya, tanpa klaim berlebih.
Cara memutuskan untuk organisasi Anda
Mulai dari pertanyaan yang perlu dijawab ketika prosesnya selesai. Bila pertanyaannya tentang identitas pihak yang berkomitmen, Anda memerlukan tanda tangan elektronik. Bila pertanyaannya tentang proses dan versi dokumen, Anda memerlukan catatan persetujuan.
- Tulis tiga pertanyaan yang paling sering muncul setelah dokumen selesai.
- Tentukan pertanyaan mana yang tidak bisa dijawab oleh proses yang berjalan sekarang.
- Pilih alat yang menjawab pertanyaan itu, bukan yang paling sering disebut.
- Bila keduanya dibutuhkan, hubungkan versi dokumen agar tidak ada celah di antara keduanya.
Definisi dan isi catatan yang disegel.
Bukti teknis di balik catatan persetujuan.
Paket gratis cukup untuk mencoba satu alur persetujuan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah catatan persetujuan menggantikan tanda tangan elektronik?
Tidak. Catatan persetujuan membuktikan proses dan versi dokumen. Tanda tangan elektronik membuktikan identitas penanda tangan dan niatnya untuk terikat. Bila dokumen memerlukan tanda tangan, catatan persetujuan tidak menghapus kebutuhan itu.
Apakah Segel menyediakan tanda tangan elektronik tersertifikasi?
Tidak. Segel adalah catatan persetujuan elektronik. Segel membuat persetujuan tamper-evident dan bisa diverifikasi secara independen, tetapi bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi dan bukan penyelenggara sertifikasi.
Bisakah kedua pendekatan dipakai pada dokumen yang sama?
Bisa. Pola yang umum adalah menyelesaikan tinjauan internal lewat catatan persetujuan, lalu menandatangani versi final secara elektronik. Pastikan tanda tangan diberikan pada versi yang sama dengan versi yang disetujui.
Mana yang lebih penting untuk audit?
Tergantung pertanyaan auditnya. Audit proses biasanya memerlukan riwayat persetujuan dan versi dokumen. Audit komitmen pihak memerlukan bukti identitas penanda tangan. Banyak audit memerlukan keduanya.